Rekisterinpitäjä
Ornamo-säätiö sr.
Annankatu 16 b 35-36
00120 Helsinki
Y-tunnus 1516064-8
Yhteyshenkilö tietosuojaa koskevissa asioissa
Jussi Ilvonen, asiamies
saatio (at) ornamo.fi
Henkilötietojen käsittelyn periaatteet
Ornamo-säätiö huolehtii EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön mukaisesti siitä, että sen toiminnassa tapahtuva henkilötietojen käsittely on lainmukaista ja rekisteröityjen kannalta läpinäkyvää. Rekisteritiedot säilytetään asianmukaisesti ja huolellisesti. Ornamo-säätiö käyttää tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä tietoihin ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä.
Henkilötietoja kerätään vain Ornamo-säätiön toiminnan kannalta tarpeellisessa laajuudessa ja niitä vastaavasti käytetään vain Ornamo-säätiön toiminnan kannalta tarpeellisiin ja lainmukaisiin tarkoituksiin.
Ornamo-säätiö myös pyrkii pitämään hallussaan olevat henkilötiedot ajantasaisina ja poistaa henkilötiedot oma-aloitteisesti sen jälkeen, kun niiden käsittelylle ei enää ole olemassa viime kädessä EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen pohjautuvaa oikeutusta tai käsittelyperustetta, kuten lakiin perustuvaa velvoitetta, rekisterinpitäjän oikeutettua etua, rekisteröidyn suostumusta tai sopimusta.
Ornamo-säätiössä henkilötietoja käsittelee säätiön asiamies ja hallitus.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ja käsittelytarkoitukset
Henkilötietojen käsittelyn EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artiklan mukaisena oikeusperusteena on
– rekisteröidyn suostumus;
– sopimuksen valmistelu tai täytäntöönpano;
– lakiin perustuva velvoite; tai
– rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu.
Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu käsittelyperusteena arvioidaan aina huolellisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti suhteessa rekisteröidyn oikeuksiin.
Käsittelytarkoitukset sisältävät seuraavat tilanteet:
– Rekisteröidyn apurahahakemukseen liittyvä henkilötietojen käsittely
– Viestintä ja yhteydenpito säätiön sidosryhmien kanssa
– Lahjoituksiin ja testamentteihin liittyvä henkilötietojen käsittely
Rekisterin sisältö
Rekisteröityä yksilöivät, säätiön toiminnan kannalta tarpeelliset tiedot:
– Nimi
-Puhelinnumero
-Osoite
-Sähköpostiosoite
-Syntymäaika
-Muut henkilön antamat henkilötiedot
Henkilötietojen lähteet
Jäseneen, työntekijään tai yhteistyökumppaniin liittyviä tietoja kerätään asianosaiselta itseltään Ornamo-säätiön kanssa asioinnin, kuten ennen muuta apurahan hakemisen yhteydessä, tai julkisista tietolähteistä henkilökohtaisessa yhteydenpitotarkoituksessa.
Henkilötietojen luovuttaminen
Ornamo-säätiö voi luovuttaa henkilötietoja perusteltuja käyttötarkoituksia varten voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Jäsenen tai yhteistyökumppanin tietoja voidaan luovuttaa seuraaviin ryhmiin kuuluville tahoille:
- Sivuston ja palveluidemme toteuttamiseen osallistuville palveluntarjoajille, kuten maksupalvelun tarjoajille
- Ornamo-säätiön apuna toimivalle Ornamo ry:n kautta valitulle stipenditoimikunnalle apurahahakemusten käsittelyn yhteydessä
- Yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin, mikäli tähän on saatu suostumus
Henkilötietojen luovuttaminen kolmansille sekä EU:N tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille osapuolille, eikä tietoja luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman asianosaisen lupaa.
Henkilötiedot voivat siirtyä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, jos Ornamo-säätiö tallentaa tai tallennuttaa henkilötietoja omaa käyttöään varten käyttämäänsä pilvipalveluun, jonka tallennustila fyysisesti sijaitsee EU- tai ETA-alueen ulkopuolella. Näiltäkin osin Ornamo-säätiö rekisterinpitäjänä sitoutuu varmistamaan, että Ornamo-säätiön käyttämien pilvipalveluiden tietosuoja on korkealuokkaista ja muutoinkin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaista.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on muun muassa seuraavat oikeudet henkilötietojen käsittelyyn liittyen (EU:n tietosuoja-asetuksen 15-22 artiklat):
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat henkilötiedot rekisterinpitäjältä. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterissä olevaa itseään koskevaa tietoa poistettavaksi tai oikaistavaksi, sekä oikeus rajoittaa ja vastustaa itseään koskevien tietojen käsittelyä.
Oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisterin yhteyshenkilöille. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).